PROCEDURA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

OKREŚLAJĄCA ZGŁASZANIE INFORMACJI O NARUSZENIACH PRAWA 

PRZEZ SYGNALISTÓW I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH 

 

obowiązująca w PaperConcept sp. z o.o. sp. k. 

(dalej jako "Spółka")

Rycak Kancelaria Prawa Pracy i HR

All rights reserved

 

Cele Procedury:

1. Celem Procedury jest:
   1. umożliwienie składania zgłoszeń naruszeń prawa przez sygnalistów,
   2. przeciwdziałanie i reagowanie na naruszenia prawa,
   3. ustalenie procedury przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa,
   4. ustalenie procedury działań następczych, w tym rozpoznawania zgłoszeń oraz prowadzenia postępowania wyjaśniającego,
   5. ustalenie kanałów zgłoszeń naruszenia prawa przez sygnalistów,
   6. dostarczenie informacji na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych.
2. Procedura obowiązuje wszystkie jednostki organizacyjne Spółki oraz osoby wchodzące w skład organów zarządzających i nadzorczych Spółki.
3. Spółka odpowiada za przestrzeganie Procedury i ochronę praw sygnalistów.

 

§ 1 POSTANOWIENIA WSTĘPNE

1. Niniejsza Procedura zgłoszeń wewnętrznych (dalej: „Procedura”) została ustalona na podstawie art. 24 ust. 1 i art. 25 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. poz. 928, dalej cytowana jako „Ustawa”).
2. Procedura ustala:
   1. dziedziny prawa, których naruszenie może podlegać zgłoszeniu,
   2. bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną w Spółce upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, a także do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej,
   3. sposoby przekazywania zgłoszeń przez sygnalistę (kanały zgłoszeń),
   4. tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo,
   5. obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia i termin na wykonanie tego obowiązku,
   6. obowiązek podjęcia działań następczych przez Spółkę w celu zweryfikowania informacji zawartych w zgłoszeniach naruszenia prawa,
   7. maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej,
   8. informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich, innych organów publicznych oraz do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
3. Podstawowe pojęcia zawarte w Procedurze (słownik):
   1. pracownik: osoba zatrudniona w Spółce na podstawie umowy o pracę, bez względu na jej rodzaj oraz wymiar czasu pracy,
   2. Spółka: PaperConcept sp. z o.o. sp. k. z siedzibą w Warszawie, zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym pod numerem 0000646868,
   3. Sygnalista: osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą...
4. Spółka jest obowiązana zapoznać pracowników oraz inne osoby świadczące pracę na rzecz Spółki z treścią Procedury przed dopuszczeniem do pracy lub nawiązaniem stosunku prawnego, na którego podstawie osoba ta ma świadczyć pracę. Na wniosek takiej osoby Spółka udostępnia treść Procedury.
5. Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług, Spółka przekazuje informację o Procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.

 

§ 2 ZAKRES PRZEDMIOTOWY
(co może podlegać zgłoszeniu)

1. Naruszeniem prawa, które może podlegać zgłoszeniu w trybie Procedury, jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:
   1. korupcji;
   2. zamówień publicznych;
   3. usług, produktów i rynków finansowych;
   4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
   5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
   6. bezpieczeństwa transportu;
   7. ochrony środowiska;
   8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
   9. bezpieczeństwa żywności i pasz;
   10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
   11. zdrowia publicznego;
   12. ochrony konsumentów;
   13. ochrony prywatności i danych osobowych;
   14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
   15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
   16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
   17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–16.
2. Przedmiotem zgłoszeń nie mogą być naruszenia dotyczące ochrony informacji niejawnych oraz innych informacji, które nie podlegają ujawnieniu z mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego ze względów bezpieczeństwa publicznego, tajemnicy zawodowej zawodów medycznych i prawniczych, tajemnicy narady sędziowskiej oraz postępowania karnego – w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności.

 

§ 3 SYGNALISTA

1. Zgłoszenia naruszeń, o których mowa w § 2 ust. 1, mogą dokonywać osoby wymienione w § 1 ust. 3 pkt c (patrz definicja sygnalisty).
2. Sygnalista korzysta z ochrony prawnej przewidzianej w Ustawie.

 

§ 4 PODMIOT UPOWAŻNIONY DO PRZYJMOWANIA ZGŁOSZEŃ I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH

1. Wewnętrzną bezstronną jednostką organizacyjną upoważnioną przez Spółkę do przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów i prowadzenia działań następczych jest Komisja ds. przyjmowania zgłoszeń i prowadzenia działań następczych oraz powołani do niej członkowie (dalej „Komisja”).
2. Komisja składa się z co najmniej 2 członków powoływanych przez Zarząd Spółki spośród przedstawicieli działu Księgowości oraz Kadr i Płac.
3. Do składu Komisji Spółka może powołać także w charakterze doradcy eksperta zewnętrznego (radca prawny lub adwokat z zewnętrznej kancelarii prawnej), który posiada stosowne doświadczenie w prowadzeniu postępowań wyjaśniających w sprawach będących przedmiotem naruszenia.
4. Spółka zapewnia bezstronność weryfikacji zgłoszeń przez Komisję i jej członków.
5. Członkowie Komisji oraz Komisja nie podlegają służbowo ani organizacyjnie w ramach prowadzonych działań w oparciu o Procedurę jakiejkolwiek osobie, jednostce czy organowi wewnętrznemu w Spółce.
6. Czynności, o których mowa w ust. 1, nie może prowadzić osoba:
   • dokonująca zgłoszenia;
   • której zgłoszenie dotyczy – w rozumieniu art. 2 pkt 7 ustawy;
   • pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – w rozumieniu art. 2 pkt 8 ustawy;
   • powiązana z sygnalistą – w rozumieniu art. 2 pkt 9 ustawy;
   • wobec której z treści zgłoszenia wynika inna, niż wskazana w pkt A-D, okoliczność świadcząca o jej bezpośrednim lub pośrednim zaangażowaniu lub innych okolicznościach, które mogą budzić podejrzenie o jej braku bezstronności w danej sprawie, w szczególności osoba ta:
     • pozostaje w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub jest związana z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli albo pozostaje we wspólnym pożyciu z osobą, której dotyczy zgłoszenie;
     • pozostawała lub pozostaje w stosunku pracy, albo świadczyła lub świadczy pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy agencyjnej albo innej umowy o podobnym charakterze - wobec osoby, której dotyczy zgłoszenie, lub otrzymywała od niej wynagrodzenie z innego tytułu;
     • pełniła lub pełni funkcje, albo jest lub była zatrudniona w podmiocie, w którym osoba, której dotyczy zgłoszenie jest lub była członkiem organów tego podmiotu;
     • pozostaje z osobą, której dotyczy zgłoszenie w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do jej bezstronności lub niezależności z uwagi na posiadanie bezpośredniego lub pośredniego interesu finansowego, ekonomicznego lub osobistego w określonym rozstrzygnięciu postępowania.
7. Osoba, o której mowa w ust. 6, podlega wyłączeniu z dokonywania czynności, o których mowa w Procedurze.
8. W przypadku długotrwałej nieobecności w pracy jednego z członków Komisji Spółka ma prawo upoważnić na piśmie do przyjmowania zgłoszeń ad hoc innych pracowników, których pisemnie upoważnia do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, a w razie potrzeby uczestnictwa w prowadzeniu działań następczych.
9. Spółka wydaje osobom, które wchodzą w skład Komisji oraz osobom wymienionym w ust. 7, pisemne upoważnienia do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń oraz prowadzenia działań następczych.
10. W przypadku powołania do składu Komisji eksperta zewnętrznego Spółka upoważnia go pisemnie do uczestniczenia w pracach Komisji, w tym do przyjmowania i/lub weryfikacji zgłoszeń oraz uczestniczenia w prowadzeniu działań następczych.
11. Spółka może powołać do wsparcia prac Komisji protokolanta, w szczególności w celu protokołowania przesłuchań świadków. Protokolanta dopuszcza się do prac w Komisji po podpisaniu upoważnienia.

 

§ 5 SPOSOBY ZGŁOSZEŃ I WYMAGANIA DOTYCZĄCE ZGŁOSZENIA

1. Zgłoszenie naruszenia prawa w trybie Procedury może być dokonywane poprzez wysłanie wiadomości na skrzynkę e-mail pod adresem: [email protected].
2. Zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia oraz zawierać co najmniej następujące informacje:
   • datę, miejsce i inne okoliczności dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Spółce,
   • wskazanie osoby, której dotyczy zgłoszenie (patrz § 1 ust. 3 pkt. p Procedury),
   • wskazanie ewentualnych świadków naruszeń,
   • wskazanie i/lub przesłanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia naruszenia prawa (e-maile, dokumenty w postaci papierowej i/lub elektronicznej, nagrania, zdjęcia, itp.).
3. W trybie Procedury Spółka nie przyjmuje zgłoszeń anonimowych.
4. W przypadku zgłoszenia anonimowego członek Komisji informuje osobę zgłaszającą o tym, że Spółka nie przyjmuje zgłoszeń anonimowych w ramach niniejszej Procedury, chyba że osoba, która zgłosiła naruszenie prawa, nie podała adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
5. Sygnalista zobowiązany jest do traktowania posiadanych informacji dotyczących podejrzenia naruszenia prawa jako tajemnicy przedsiębiorstwa i powstrzymania się od publicznych rozmów o zgłaszanych podejrzeniach naruszenia prawa, chyba że zostanie zobowiązany do takiego działania przepisami prawa.

 

§ 6 PRZYJĘCIE I WERYFIKACJA ZGŁOSZENIA

Przyjęcie i potwierdzenie zgłoszenia

1. Członek Komisji potwierdza sygnaliście przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.

Weryfikacja zgłoszenia i decyzja o uruchomieniu działań następczych

2. Po otrzymaniu zgłoszenia członek Komisji przystępuje niezwłocznie do wstępnej weryfikacji zgłoszenia, w tym ustalenia czy zgłoszenie obejmuje naruszenie prawa wymienione w § 2 ust. 1 Procedury oraz czy jest wniesione przez podmiot uprawniony do zgłoszenia zgodnie z § 3 ust. 1 Procedury.
3. Członek Komisji nadaje bieg zgłoszeniu, jeżeli dotyczy ono naruszenia prawa w obszarach wymienionych w § 2 ust. 1 Procedury oraz gdy jest wniesione przez osobę uprawnioną.
4. Nie nadaje się biegu zgłoszeniu w następujących przypadkach:
   • gdy zgłoszenie nie dotyczy naruszenia prawa w obszarach, o którym mowa w § 2 ust. 1 Procedury,
   • gdy zgłoszenie pochodzi od innej osoby, aniżeli sygnalista w rozumieniu art. 4 ust. 1 ustawy.
5. W przypadkach wymienionych w ust. 4 Komisja podejmuje decyzję o nienadaniu biegu zgłoszeniu, o czym niezwłocznie informuje sygnalistę uzasadniając przyczyny takiej decyzji.
6. Jeżeli zgłoszenie nie dotyczy naruszenia prawa, o którym mowa w § 2 ust. 1 Procedury, ale dotyczy zgłoszenia naruszenia procedur czy polityk obowiązujących w Spółce, Komisja może przekazać treść zgłoszenia bez danych osobowych sygnalisty, do właściwej jednostki organizacyjnej w Spółce lub struktur globalnych.

 

§ 7 PROCEDURA POSTĘPOWANIA WYJAŚNIAJĄCEGO ORAZ DZIAŁANIA NASTĘPCZE

1. Komisja oraz Spółka mają obowiązek podjąć bez zbędnej zwłoki, z zachowaniem należytej staranności, działania następcze oraz decyzję co do środków w reakcji na stwierdzenie naruszenia prawa.
2. Do działań następczych należą:
   1. podjęcie decyzji o nadaniu biegu zgłoszeniu i wszczęcie postępowania wyjaśniającego,
   2. prowadzenie postępowania wyjaśniającego, w tym postępowania dowodowego w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu,
   3. sporządzenie przez Komisję raportu ("Raport") z postępowania wyjaśniającego przesyłanego do Zarządu Spółki,
   4. Raport powinien zawierać stwierdzenie, czy zgłoszenie jest uzasadnione oraz czy doszło do naruszenia prawa, a w przypadku braku możliwości zweryfikowania zgłoszenia informację, że nie jest możliwe ustalenie zasadności zgłoszenia w ramach posiadanych kompetencji i dowodów,
   5. przekazanie przez Spółkę do stosownych organów publicznych zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa lub innego naruszenia przepisów prawa powszechnie obowiązującego,
   6. zamknięcie postępowania,
   7. rozwiązanie umowy o pracę lub zastosowanie innych sankcji przewidzianych w prawie pracy wobec pracownika, który dokonał naruszenia prawa,
   8. rozwiązanie umowy zawartej z osobą fizyczną, prawną lub jednostką organizacyjną nie posiadającą osobowości prawnej, która ma zawartą umowę ze Spółką lub która na jakiejkolwiek podstawie prawnej świadczy pracę, wykonuje usługi lub dostarcza towary na rzecz Spółki,
   9. wszczęcie postępowania w celu dochodzenia roszczenia związanego z naruszeniem prawa.
3. Spotkania Komisji są protokołowane.
4. Pracownicy mają obowiązek stawienia się przed Komisją na jej wezwanie i złożenia zeznań oraz dowodów, które mają w posiadaniu w związku z zatrudnieniem, pod rygorem sankcji przewidzianych w przepisach prawa pracy z tytułu naruszenia obowiązku dbałości o dobro pracodawcy.
5. Wszystkie jednostki organizacyjne Spółki, wszyscy pracownicy oraz osoby świadczące pracę na rzecz Spółki mają obowiązek współdziałania z Komisją i przesyłania na jej żądanie dokumentów i informacji, bez konieczności potwierdzenia podjęcia tych działań przez bezpośrednich i pośrednich przełożonych i Zarząd Spółki.
6. Zarząd Spółki zapewnia bezstronność i niezależność działań Komisji i nie może ingerować w jej decyzje w zakresie podjęcia i prowadzenia postępowania oraz w stosunku do wszelkich podejmowanych przez Komisję działań mających na celu wyjaśnienie prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu.
7. Zarząd Spółki zapewnia Komisji warunki, narzędzia i środki konieczne do przyjmowania zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych.
8. Członkowie Komisji zachowują prawo do wynagrodzenia za czas pracy w związku z przyjęciem i obsługą zgłoszenia, w szczególności za czas udziału w postępowaniu wyjaśniającym.
9. Do prowadzenia części postępowania wyjaśniającego Komisja może upoważnić jednego z jej członków.
10. Dochodzenie przeprowadzane jest przez Komisję w składzie co najmniej 2 osób.
11. W toku postępowania wyjaśniającego Komisja lub jej członek ma prawo do:
    1. żądania od wewnętrznych jednostek organizacyjnych, pracowników, osób świadczących pracę na rzecz Spółki oraz od Zarządu Spółki nadesłania wszelkich wyjaśnień oraz dokumentów wytworzonych w jakiejkolwiek postaci (papierowej, elektronicznej), które przyczynią się do wyjaśnienia informacji zawartych w zgłoszeniu,
    2. wezwania i przesłuchania pracowników oraz osób świadczących pracę na rzecz Spółki w charakterze świadków,
    3. zwracania się do podmiotów zewnętrznych o nadesłanie informacji lub dokumentów, które przyczynią się do wyjaśnienia informacji zawartych w zgłoszeniu,
    4. zwracania się o potrzebne jej dokumenty i informacje.
12. Przesłuchanie świadka jest protokołowane. Świadka przed przesłuchaniem poucza się, że jest przesłuchiwany na podstawie Procedury, a także o obowiązku zeznawania prawdy oraz zachowania w poufności wezwania go przed Komisję, przebiegu spotkania i zadawanych pytań. Świadek podpisuje protokół po jego odczytaniu, chyba że zeznaje zdalnie (wówczas protokół podpisują tylko członkowie Komisji czyniąc wzmiankę o tym, że przesłuchanie odbyło się zdalnie). Dla zachowania poufności postępowania świadkowi nie wydaje się protokołu ani nie przesyła jego projektu do podpisu.
13. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego Komisja ma obowiązek sporządzić Raport z przedstawieniem rekomendacji dla Zarządu Spółki, w szczególności co do potrzeby podjęcia odpowiednich działań mających na celu przeciwdziałania naruszeniom prawa wymienionym w § 2 ust. 1 Procedury w Spółce, w tym organizacyjnych, zarządczych, czy naprawczych. Raport powinien zawierać stwierdzenie czy zgłoszenie jest uzasadnione, a w przypadku braku możliwości zweryfikowania zgłoszenia informację, że nie jest możliwe ustalenie zasadności zgłoszenia w ramach posiadanych kompetencji i dowodów.
14. Zarząd Spółki ma obowiązek rozpatrzenia Raportu i rekomendacji Komisji oraz podjęcia stosownych decyzji w przypadku stwierdzenia zasadności zgłoszenia.
15. W przypadku stwierdzenia naruszenia prawa Spółka podejmie wszelkie dostępne, legalne i stosowne środki, które mają na celu zapobieganie naruszeniom prawa oraz zastosowanie sankcji prawnych wobec osób, które dopuściły się naruszenia prawa.
16. Do środków, o których mowa w ust. 14, zalicza się w szczególności:
    1. w stosunku do pracowników: rozmowę dyscyplinującą, karę porządkową, rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem, wypowiedzenie warunków pracy i płacy, pozbawienie premii lub innych świadczeń pieniężnych zgodnie z przepisami zakładowych aktów zbiorowego prawa pracy, brak awansu, rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika,
    2. rozwiązanie umowy z osobą, która świadczy pracę na rzecz Spółki na innej podstawie niż stosunek pracy,
    3. rozwiązanie umowy z dostawcą, wykonawcą lub podwykonawcą,
    4. wezwanie osoby, która dopuściła się naruszenia prawa do określonego zachowania lub zaniechania,
    5. wszczęcie postępowania, w tym sądowego, w celu dochodzenia roszczeń Spółki,
    6. w stosunku do członka Zarządu Spółki: odwołanie z funkcji i/lub rozwiązanie umowy, na podstawie której członek Zarządu świadczy pracę na rzecz Spółki; decyzję w tym przedmiocie podejmuje organ, który podjął uchwałę w przedmiocie aktu powołania oraz organ, który zawarł umowę;
    7. zawiadomienie o popełnieniu przestępstwa do organów ścigania.
17. Zarząd informuje Komisję o podjętych decyzjach w terminie umożliwiającym przesłanie informacji zwrotnej do sygnalisty zgodnie z ust. 17.
18. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego Komisja powiadamia sygnalistę w terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, a w przypadku niepotwierdzenia przyjęcia zgłoszenia w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia, o:
    1. podjętych lub planowanych działaniach następczych i powodach ich podjęcia,
    2. stwierdzeniu, że w wyniku przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego zgłoszenie jest uzasadnione lub nieuzasadnione z podaniem uzasadnienia zajętego stanowiska.
19. Komisja prowadzi akta postępowania, w których umieszcza się zanonimizowane zgłoszenie oraz wszelkie dokumenty dotyczące postępowania wyjaśniającego. W aktach nie umieszcza się dowodu nadania informacji zwrotnej oraz samej informacji zwrotnej, a także potwierdzenia otrzymania zgłoszenia, jeżeli przetwarza się w nich dane osobowe sygnalisty.
20. Dokumenty w postaci papierowej powinny być przechowywane w miejscu, do którego dostęp mają jedynie członkowie Komisji lub inne upoważnione pisemnie osoby wspierające Komisję.

 

§ 8 OCHRONA POUFNOŚCI I DANYCH OSOBOWYCH

1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z dokonanym zgłoszeniem jest Spółka, w tym danych osobowych w Rejestrze zgłoszeń.
2. Organizacja przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych powinna uniemożliwiać uzyskanie dostępu do informacji objętej zgłoszeniem osobom nieupoważnionym oraz zapewniać ochronę poufności tożsamości sygnalisty i osoby, której dotyczy zgłoszenie. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
3. Ochronie przed ujawnieniem podlegają także dane osobowe świadków, osoby powiązanej z sygnalistą i pomagającej w dokonaniu zgłoszenia.
4. Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie Spółki. Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania w tajemnicy danych osobowych, tajemnic Spółki oraz wszelkich informacji uzyskanych w toku postępowania.
5. Dane osobowe sygnalisty oraz inne dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu, chyba że za wyraźną i pisemną zgodą sygnalisty.
6. Zarząd Spółki, członkowie Komisji oraz osoby upoważnione do uczestniczenia w procedurze przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych po otrzymaniu zgłoszenia, mają prawo zbierać i przetwarzać dane osobowe osoby, której dotyczy zgłoszenie, nawet bez jej zgody.
7. Ani Spółka ani Komisja czy osoby, o których mowa w ust. 6, nie podają do wiadomości osobie, której dotyczy zgłoszenie źródła pochodzenia i przetwarzania jej danych osobowych, chyba, że sygnalista działał z naruszeniem art. 6 ustawy (w złej wierze).
8. Dane osobowe, które w sposób oczywisty nie mają znaczenia dla rozpatrywania konkretnego zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania, są usuwane bez zbędnej zwłoki.

 

§ 9 REJESTR ZGŁOSZEŃ

1. Spółka prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych.
2. Wpis do rejestru zgłoszeń wewnętrznych dokonuje się na podstawie zgłoszenia wewnętrznego.
3. W rejestrze zgłoszeń wewnętrznych gromadzi się następujące dane:
   1. numer zgłoszenia;
   2. przedmiot naruszenia prawa;
   3. dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie – niezbędne do identyfikacji tych osób;
   4. adres do kontaktu sygnalisty;
   5. datę dokonania zgłoszenia;
   6. informację o podjętych działaniach następczych;
   7. datę zakończenia sprawy.
4. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

 

§ 10 INFORMACJE DODATKOWE

1. Informacja o naruszeniu prawa może być w każdym przypadku, bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego, zgłoszona również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego z pominięciem niniejszej Procedury zgłoszeń wewnętrznych.
2. Zgłoszenie zewnętrzne z pominięciem niniejszej Procedury nie może skutkować w stosunku do sygnalisty jakimikolwiek działaniami odwetowymi ze strony Spółki.
3. Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny.
4. Wstępna weryfikacja zgłoszenia zewnętrznego przez Rzecznika Praw Obywatelskich polega na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz zidentyfikowaniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
5. Jeżeli zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, Rzecznik Praw Obywatelskich niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, przekazuje zgłoszenie do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
6. Rzecznik Praw Obywatelskich informuje sygnalistę o przekazaniu zgłoszenia zewnętrznego. Informacja obejmuje co najmniej wskazanie organu publicznego, do którego zgłoszenie zewnętrzne zostało przekazane, oraz datę przekazania.
7. Rzecznik Praw Obywatelskich odstępuje od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, jeżeli zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa.
8. Rzecznik Praw Obywatelskich informuje sygnalistę o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia.
9. Odstępując od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, Rzecznik Praw Obywatelskich może poinformować sygnalistę, że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych, w szczególności jako przedmiot powództwa cywilnego, zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, skargi do sądu administracyjnego, skargi, wniosku lub petycji, lub może zostać przedstawiona właściwym organom do rozpatrzenia w innym trybie. Poinformowanie sygnalisty nie wpływa w szczególności na dopuszczalność wniesionego później środka prawnego, na bieg terminów ani na treść rozstrzygnięcia lub sposób zakończenia postępowania. Informacja przekazana sygnaliście zawiera pouczenie w tym zakresie.
10. Organ publiczny:
    1. ustala procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, która określa w szczególności tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo, zwaną dalej „procedurą zgłoszeń zewnętrznych”;
    2. przyjmuje zgłoszenie zewnętrzne;
    3. dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego, polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu, a jeżeli nie należy – na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych;
    4. rozpatruje zgłoszenie zewnętrzne – w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu;
    5. przekazuje zgłoszenie zewnętrzne niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach – nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych – w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania tego organu – oraz informuje o tym sygnalistę;
    6. podejmuje działania następcze z zachowaniem należytej staranności;
    7. przekazuje sygnaliście informację zwrotną.
11. W celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji zwrotnej sygnalista podaje adres do kontaktu.
12. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane ustnie lub pisemnie.
13. Zgłoszenie zewnętrzne w formie dokumentowej może być dokonane:
    1. w postaci papierowej – na adres do korespondencji wskazany przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie;
    2. w postaci elektronicznej – na adres poczty elektronicznej lub adres elektronicznej skrzynki podawczej, lub adres do doręczeń elektronicznych, wskazane przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie, lub za pośrednictwem przeznaczonego do tego formularza internetowego lub aplikacji wskazanej przez organ publiczny jako aplikacja właściwa do dokonywania zgłoszeń w postaci elektronicznej.
14. Wszystkie informacje o zgłoszeniach zewnętrznych zawarte są w przepisach art. 30 – 50 ustawy.

 

§ 11 POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości pracowników i osób wykonujących pracę na rzecz Spółki w sposób przyjęty w Spółce. W taki sam sposób i w takim samym terminie wchodzą w życie wszelkie zmiany w Procedurze.
2. Zmiany Procedury wymagają formy pisemnej z przeprowadzeniem konsultacji z przedstawicielami osób wykonujących pracę na rzecz Spółki.
3. Procedura podlega weryfikacji nie rzadziej niż co 2 lata od daty jej wejścia w życie.
4. Komisja przedstawia corocznie Zarządowi Spółki sprawozdanie ze swoich prac z rekomendacją co do zmian Procedury, zmian w sposobie współpracy Komisji z jednostkami organizacyjnymi Spółki i osobami wykonującymi pracę na rzecz Spółki.